Informatiemanagement en ICT

Informatiebeveiliging en privacy

Door de taskforce informatiebeveiliging van saMBO-ict is in 2015 een normen- en toetsingskader opgesteld, gebaseerd op Nederlandse standaarden (onder andere NEN normen). Het Graafschap College heeft hieraan een belangrijke bijdrage geleverd. Beveiliging heeft binnen het Graafschap College altijd de nodige aandacht gehad, maar op basis van het normen- en toetsingskader kan verder worden geprofessionaliseerd. In het verslagjaar is op basis van het toetsingskader een 0-meting uitgevoerd. Op basis daarvan zijn de belangrijkste risico’s geselecteerd. Deze risico’s worden in 2016 aangepakt. Daarnaast is een security officer benoemd, een medewerker die beveiliging als hoofdtaak heeft. Deze medewerker heeft daarvoor in 2015 een aantal masterclasses gevold.

Onderwijslogistiek

Het Graafschap College werkt aan het verbeteren van de onderwijslogistiek. Daarvoor wordt gebruik gemaakt van het softwareprogramma Xedule. In het 2014 is het softwarepakket op twee locaties van het Graafschap College in gebruik genomen. In dit verslagjaar stond de collegebrede implementatie van het pakket centraal. Daarvoor is aan de sectoren Techniek & Informatica, Economie & Dienstverlening en Zorg & Welzijn extra formatie toegekend en is een coördinator onderwijslogistiek benoemd. De focus lag op het standaardiseren en invoeren van alle onderdelen van de lesprogramma’s, het plannen van de inzet van medewerkers en goede lesroosters. Een forse operatie, waar veel medewerkers van het Graafschap College bij betrokken waren. Voor de zomer waren beschikten studenten en medewerkers over de nieuwe roosters.

Naast dit hoofdproject zijn er in het verslagjaar aanverwante projecten op het gebied van onderwijslogistiek uitgevoerd. Deze projecten waren voornamelijk gericht op de afstemming tussen verschillende informatiesystemen (zoals Xedule, Unit4 en Magister), maar ook op de standaardisatie van lokaaltypen, expertises van docenten en overige taken. Daarnaast zijn de logistieke knelpunten met betrekking tot de invoering van de keuzedelen geanalyseerd. Op basis van deze analyse, waaruit blijkt dat er binnen het Graafschap College acht verschillende lestijdentabellen en een veelheid aan begin-, pauze- en eindtijden worden gehanteerd, is geadviseerd gebruik te gaan maken van een 30-minutenraster in de roostering.

Werkomgeving

Wireless netwerk

In 2015 is het wireless netwerk vernieuwd en uitgebreid. Op alle locaties van het Graafschap College zijn metingen verricht om het aantal en de plaats van benodigde antennes te bepalen. Er zijn ruim 140 extra antennes geplaatst, daardoor is een goede wireless dekking op alle locaties gerealiseerd.

Skype for business

Om de bereikbaarheid te verhogen, zijn in het verslagjaar alle telefooncentrales vervangen door een Microsoft Skype for business telefooncentrale. Waar nodig zijn werkplekken voorzien van nieuwe telefoons. Daarnaast heeft iedere medewerker een nieuw e-mailadres en een persoonlijk telefoonnummer gekregen. Skype for business biedt veel mogelijkheden. Een aantal mogelijkheden is in het verslagjaar benut. Zo is software ontwikkeld om de agenda’s uit Magister te tonen in de outlookagenda’s van medewerkers. Daarnaast is er een vast-mobiel integratie gerealiseerd, waardoor medewerkers zelf hun bereikbaarheid kunnen instellen. Ook worden er met enige regelmaat video-vergaderingen gehouden. Andere mogelijkheden worden de komende tijd stapsgewijs in gebruik genomen.

Digitaal werken

In 2015 is onderzoek gedaan naar het digitaal werken binnen het Graafschap College. Op basis van dit onderzoek is besloten dat gefaseerd wordt overgestapt naar werken in de cloud (Microsoft Office 365). In 2016 zal een aantal functionaliteiten worden overgezet van het datacentrum van het Graafschap College naar het datacentrum van Microsoft. Op basis van deze technische basis kunnen nieuwe functionaliteiten geboden worden. Ook als het gaat om digitaal werken in de cloud is er uiteraard veel aandacht voor de informatiebeveiliging en privacy.