Jaarbericht raad van toezicht

raadvantoezicht2015

Inleiding

De raad van toezicht van regionaal opleidingencentrum Graafschap College streeft een krachtig en onafhankelijk toezicht na. De kwaliteit van het onderwijs staat daarin centraal. In reguliere vergaderingen met het bestuur, commissievergaderingen, werkbezoeken aan de onderwijssectoren en in bijeenkomsten met de medezeggenschapsorganen voert de raad in verschillende samenstellingen actief ‘het goede gesprek’ over wat belangrijk is voor de toekomst van de organisatie en het onderwijs dat daar geboden wordt. De activiteiten in het verslagjaar 2015 waren gericht op kritisch meedenken over de strategische ambities van het Graafschap College en over de belangrijkste financiële en organisatorische vraagstukken die voorlagen. De leden van de raad waren daarbij in de gelegenheid om ook de eigen waarnemingen en expertise in te brengen.

Visie en werkwijze

De raad van toezicht van het Graafschap College is zich bewust van de maatschappelijke verantwoordelijkheid die hij heeft om toe te zien op een goed functionerend bestuur. Leidend daarbij zijn de branche-afspraken over goed bestuur en governance en het vertrouwen in de bestuurders en de organisatie. De raad beschouwt het als zijn taak om de kwaliteit van het onderwijs te bewaken. Het behoud van de menselijke maat in organisatie, bestuur en toezicht is daarbij van groot belang voor een organisatie als het Graafschap College. Landelijke incidenten in het mbo tonen immers telkens weer aan dat ontsporingen en mismanagement dikwijls te herleiden zijn tot situaties waarin deze is zoekgeraakt.

Commissies

De commissies van de raad van toezicht die enkele jaren geleden werden ingesteld, stellen de raad in staat om in kleiner comité over belangrijke onderwerpen in gesprek te gaan met het bestuur en de discussie daarmee de diepgang te geven die nodig is voor een goede beeld- en besluitvorming.

Er functioneren drie commissies binnen de raad van toezicht:

  • De auditcommissie wordt geraadpleegd over financieel-juridische onderwerpen.
  • De commissie kwaliteit en onderwijs houdt zich bezig met onderwerpen op het gebied van onderwijs, kwaliteitszorg en compliance.
  • De remuneratiecommissie houdt zich bezig met onderwerpen die te maken hebben met de rol van werkgeverschap en de aanstelling van nieuwe leden.

In de commissievergaderingen worden belangrijke deelonderwerpen besproken, voorafgaand aan de reguliere vergaderingen. Desgewenst worden medewerkers van de diensten die in het geagendeerde onderwerp een rol hebben, daarbij aan tafel uitgenodigd. De commissieleden brengen van de vergaderingen schriftelijk verslag uit aan de voltallige raad, eventueel voorzien van een advies aan de overige leden, zodat tijdens de vergaderingen de onderwerpen op basis van voldoende kennis van zaken besproken kunnen worden.

Informatiebronnen

De raad heeft vanuit de organisatie veel informatie tot zijn beschikking en hecht er aan om deze adequaat te benutten. Het bestuur voorziet de stukken daartoe van informatie over de context en van begeleidende procesinformatie. Kerninformatie voor de raad vormen de begroting, het jaarplan, het geïntegreerde jaarverslag en de jaarrekening, de benchmarkgegevens, de gegevens over tevredenheid van stakeholders en de rapportages van interne en externe kwaliteitsaudits (zoals inspectierapporten en het accountantsverslag). Op basis van al deze documenten is de raad goed in staat om te peilen hoe de organisatie ervoor staat. Daarnaast beschouwt de raad het als een primaire verantwoordelijkheid van de leden van de raad van toezicht om ook langs andere wegen additionele informatie over de organisatie te vergaren. De raad speelt een actieve rol in het toezicht op de horizontale dialoog met stakeholders en de wijze waarop door het college van bestuur verantwoording wordt afgelegd. Dit doet hij onder meer op basis van directe betrokkenheid bij diverse activiteiten die gericht zijn op deze dialoog (waaronder bijeenkomsten zoals het Diner Pensant, zie onder ‘dialoog met belanghebbenden’).

Uitvoering van het toezicht in 2015

Vergaderingen raad van toezicht

De raad van toezicht van de Stichting BVE is in 2015 vier maal in reguliere vergaderingen bijeen geweest, te weten in in maart, juni, oktober en december 2015. De aanwezigheid van de leden van de raad was steeds goed en deze is, naast de inhoudelijke besluitvorming, in de notulen vastgelegd.

Besproken onderwerpen in vergaderingen raad van toezicht
Strategisch beleidsplan Graafschap College 2015-2020
Afronding vervolgtoezicht Inspectie van het Onderwijs
Geïntegreerd jaardocument 2014
A3 jaarplan 2016 en begroting 2016
Integraal Kwaliteitsplan
Voortzetting risicomanagement
Portfoliobeleid en macrodoelmatigheid
Toekomst Volksuniversiteit en Gruitpoort
Herziening groepsstructuur Graafschap Groep en fusie van stichtingen
Aankoop tennishal en nieuwbouw voor de opleidingen Sport en bewegen en Veiligheid en Vakmanschap

Commissievergaderingen

De auditcommissie is in het verslagjaar drie maal geraadpleegd (februari, juni en december 2015) en sprak met het bestuur over de aankoop van de tennishal bij Sportpark Zuid en de plannen voor nieuwbouw ten behoeve van de huisvesting van de opleidingen Sport en bewegen en Vrede en Veiligheid. Daarnaast sprak de auditcommissie over het voorstel voor het ontwerp van een nieuwe juridische structuur van de Graafschap Groep, de Jaarrekening 2014 en de Begroting voor 2015. De commissie onderwijs en kwaliteit kwam in het verslagjaar twee maal bijeen, in februari en in september 2015, en sprak met het bestuur over het strategisch meerjaren beleidsplan, de regeling kwaliteitsafspraken en het daarmee verbonden Integraal Kwaliteitsplan en over de resultaten van de interne audits. De remuneratiecommissie is in juni 2015 bijeen geweest voor het uitvoeren van de jaarlijkse gesprekken met het college van bestuur.

Besproken onderwerpen en majeure besluiten

Dit verslagjaar heeft inhoudelijk in het teken gestaan van de afronding en goedkeuring van het meerjaren strategisch beleidsplan. Het plan ‘Excellent onderwijs voor een innovatieve regio’ (2015-2020) kreeg vanuit een intensieve dialoog met vele betrokkenen geleidelijk vaste vorm en na bespreking van een aantal uitgezette hoofdlijnen en thema’s werd het plan integraal door de raad goedgekeurd in de vergadering van juni 2015. In juni en november 2015 besprak de raad de jaarstukken van de Stichting BVE en de andere stichtingen binnen de Graafschap Groep en gaf zij haar goedkeuring hieraan. In de vergadering van juni 2015 kreeg de raad van de accountant in de vorm van de managementletter 2014 informatie over de jaarrekeningen van 2014. De accountant was aanwezig om het verslag toe te lichten en kon daarbij de vragen van de raad afdoende beantwoorden.  De aanpassing van de juridische structuur van de Graafschap Groep die in 2014 op verzoek van de raad van toezicht in gang was gezet, is in de vergadering van oktober 2015 tot een daadwerkelijke afronding gekomen met de goedkeuring van het fusievoorstel voor enkele besloten vennootschappen. Ook de overdracht van de Volksuniversiteit werd in het verslagjaar voorbereid. De raad werd hiervan in kennis gesteld.

Gesprek met het college van bestuur

In juni 2015 werd door de remuneratiecommissie het jaarlijkse voortgangsgesprek gevoerd met de leden van het college van bestuur. Dit keer maakte een 360 graden feedback deel uit van de voorbereiding op de afzonderlijke gesprekken met de leden van het college van bestuur. Onder direct betrokkenen bij de leden van het college van bestuur (medezeggenschapsorganen, diensthoofden, sectordirecteuren) werden enkele feedbackvragen uitgezet en de resultaten daaruit vormden een waardevolle input voor de gesprekken. Daarnaast leverde het bestuur ook zelf een verslag aan van het jaar 2014 als basis voor het jaarlijkse gesprek. De commissieleden informeerden de overige leden van de raad na afloop over de inhoud van de gevoerde gesprekken.

Dialoog met belanghebbenden

De raad is goed geïnformeerd over het contact dat het bestuur onderhoudt met de diverse belanghebbenden van het Graafschap College. Aan de uitvoering daarvan namen leden van de raad geregeld ook actief deel, zoals bijvoorbeeld in januari bij de jaaropening met alle medewerkers van het Graafschap College tijdens het nieuwjaarsontbijt, in februari en oktober in het gemeenschappelijke bijeenkomsten met de medezeggenschapsorganen, in maart tijdens de diverse activiteiten die werden georganiseerd in het kader van de innovatieweek (waaronder het personeelsfeest) en in november 2015 tijdens het Diner Pensant dat dit keer samen met Achterhoek VO werd georganiseerd.

Zelfevalutie raad van toezicht

De raad heeft tijdens een zelfevaluatie in maart het eigen functioneren kritisch tegen het licht gehouden en aandachtspunten voor het toezicht in de toekomst benoemd. De raad ziet zichzelf vooral als ‘critical friend’ en wil zich in die rol blijven inzetten voor de organisatie. Zij ziet in het functioneren van het bestuur een goede basis voor deze rol. De raad vindt het zinvol om mee te praten over regelgeving en professionele ruimte en om vandaaruit ook na te denken over de belangen van docenten en studenten. Aandacht voor procedures is voor het houden van toezicht belangrijk, maar de raad wil de oren en ogen daarnaast open houden voor de intenties en doelstellingen van de organisatie. De raad heeft in haar zelfevaluatie aangegeven dat hij in de komende jaren samen met het bestuur – maar tegelijk met voldoende distantie tot de operationele zaken – wil zoeken naar passende antwoorden op ontwikkelingen die zich aandienen, gebruikmakend van de aanwezige expertise in zijn geledingen.

Conclusie over het verslagjaar 2015

Het Graafschap College is een regionaal opleidingen centrum waar in 2015 goede resultaten werden behaald, zowel in organisatorische, als in onderwijskundige en financiële zin.

Het instellingsbrede onderzoek van de onderwijsinspectie (gestart in 2014) werd in dit kalenderjaar met enkele heronderzoeken, die met goed gevolg werden doorlopen, naar tevredenheid afgerond. Diploma- en jaarresultaten van de meeste opleidingen verbeterden zich en de opbrengsten van het onderwijs en het afgeronde inspectietoezicht gaven daarmee de raad alle reden om tevreden te zijn over de geleverde basiskwaliteit in de opleidingen en over het niveau van kwaliteitsborging dat in de organisatie is bereikt.

Belangrijke beslissingen konden dit verslagjaar met het volledige vertrouwen en met de benodigde goedkeuring vanuit de raad van toezicht worden genomen, omdat deze naar het inzicht van de leden ook de juiste waren. Het besluit om de aankoop van een nieuwbouwlocatie bij Sportpark Zuid goed te keuren werd voorafgegaan door gedegen onderzoek en door brede discussies die zowel in de auditcommissie als in de voltallige raad van toezicht werden gevoerd. Daarbij werden er op verzoek van de raad nog enkele contractuele wijzigingen doorgevoerd, om risico’s in dit traject maximaal uit te sluiten.
De wijzigingen in de stichtingenstructuur die nodig waren om voor de Graafschap Groep een eenvoudigere en doelmatige financiële en juridische organisatiestructuur te realiseren, werden in 2015 volledig voorbereid en naar tevredenheid afgehandeld. De jaarrekening over 2014 werd in juni goedgekeurd en ook het bijbehorende accountantsverslag gaf de raad vertrouwen in het gevoerde financiële beleid en de daarmee verbonden resultaten.

In 2015 werd intensief gesproken over het nieuwe strategisch meerjarenplan voor 2015-2020 en de inhoudelijke en organisatorische vraagstukken die voor de toekomst actueel zijn. Het verantwoord opvangen van krimp in budgetten en in studentenaantallen vormde met name in de tweede helft van het verslagjaar, in aanloop op de begrotingsbesprekingen voor 2016, een belangrijk gespreksonderwerp.

Voor de raad staat de kwaliteit van het onderwijs voorop en zijn zorg gaat dan ook uit naar het verantwoord inzetten van de beschikbare middelen, zodanig dat de kwaliteit en de innovatiekracht in de organisatie ook in de toekomst maximaal behouden blijven. Het persoonlijke contact en passende begeleiding voor de studenten acht de raad een essentieel onderdeel van de onderwijskwaliteit. Vanuit dit besef juicht de raad ontwikkelingen in de organisatie toe die dit verder ondersteunen, zoals bijvoorbeeld investeringen in de verbetering van locaties en studiefaciliteiten. De beweeglijkheid en veranderlijkheid van de toekomstige beroepen en de veranderende eisen op de arbeidsmarkt vormen een constante uitdaging voor alle professionals in het onderwijsproces. De raad ervaart daarover steeds het goede gesprek te kunnen voeren en ziet inspirerende voorbeelden van de wijze waarop aan deze uitdagingen vorm en inhoud wordt gegeven.

De raad vindt het belangrijk dat mogelijke risico’s voor de organisatie goed in beeld zijn en dat deze beheersbaar blijven door middel van gerichte analyse en monitoring. Ook in dit verslagjaar is tijdens discussies over diverse onderwerpen deze risicobenadering dan ook belangrijk geweest. Er is gesproken over het gezamenlijk verder ontwikkelen van de ingezette methodiek voor risicomanagement, onder meer aan de hand van een antwoordnotitie van het college van bestuur op de eerder uitgevoerde risicoanalyse. Daarbij is ook de rol die de raad van toezicht zelf in de komende jaren op het gebied van risicobeheersing kan vervullen nader verkend.

Dankzij de veelsoortigheid van de toezichtactiviteiten is de raad in staat om een steeds beter een beeld te krijgen van het functioneren van de organisatie. Door deze brede aanpak en de goede samenwerking met het college van bestuur zijn de leden van de raad goed in staat om kritische vragen te stellen en om de informatie die zij aangereikt krijgen op waarde te schatten. Het vooraf duiden van de toegestuurde informatie, het plaatsen in de context en het benoemen van een duidelijke agendadoelstelling blijft daarbij belangrijk voor effectief toezicht. Daarin zijn in het verslagjaar al verbeteringen tot stand gekomen, maar deze kunnen in nauw overleg nog verder worden doorgezet.

Op basis van de ervaringen die dit verslag jaar zijn opgedaan heeft de raad van toezicht er alle vertrouwen in dat de organisatie een stabiele en toekomstbestendige koers vaart en dat hij haar rol als toezichthouder daarbij ook in de toekomst naar behoren kan vervullen.

Doetinchem , mei 2016

Mw. Mr. A.E. Verstand-Bogaert, voorzitter raad van toezicht
Dhr. F.R. Witteveen, vicevoorzitter, secretaris
Mw. Mr. B.M. Elfrink, lid
Mw. Drs. I. Hoving, lid
Dhr. Ir. H.J. Minkhorst, lid
Mw. Drs. A.M. Nijman, lid
Dhr. W.H. Tijsterman, lid