Kwaliteitsborging

Planning en monitoring via A3 systematiek

Op basis van de A3 systematiek wordt jaarlijks een A3 jaarplan opgesteld, waarin de voorgenomen activiteiten worden weergegeven. Deze activiteiten komen voort uit de missie, visie en doelstellingen van het Graafschap College. Tussentijds werd de voortgang met betrekking tot de acties in het A3 besproken in het management en aan het einde van het jaar werd de balans opgemaakt om vast te stellen welke acties gerealiseerd zijn en welke acties extra tijd en aandacht nodig hebben in het nieuwe kalenderjaar. Het A3 jaarplan wordt vertaald naar een jaarplan per sector. Op basis van het sector A3 jaarplan worden teamplannen gemaakt. De jaarplannen staan centraal tijdens de verantwoordingsgesprekken tussen het college van bestuur en de vijf sectoren.

In 2015 zijn met betrekking tot het werken volgens de A3 systematiek nieuwe stappen gezet. Het A3 jaarplan heeft een andere indeling gekregen, een indeling die beter aansluit op de processen en die de activiteiten overzichtelijk ordent onder de verschillende belanghebbenden en binnen de verschillende bedrijfsprocessen van de organisatie.

Het blijkt dat in het verslagjaar grote vooruitgang is geboekt op belangrijke voorgenomen activiteiten. In dit jaarverslag wordt daar verslag van gedaan. Zo zijn alle voorbereidende werkzaamheden uitgevoerd om het keurmerk Samenwerkingsschool te ontvangen, zijn er grote stappen gezet als het gaat om de invoering van de functie van innovatiedocent, is de internationale samenwerking bevorderd, werd het roosterprogramma Xedule succesvol geïmplementeerd, werden examineringsprocessen verder geprofessionaliseerd, is een excellentieplan gemaakt en werden belangrijke vorderingen gemaakt in het vernieuwen van de didactiek en het ontwikkelen van een nieuwe publieke website.

Aan het einde van 2015 heeft het management vastgesteld welke onderwerpen uit het A3 zijn blijven liggen of in 2016 opnieuw aandacht nodig hebben. Het betreft bijvoorbeeld het opstellen van een strategisch meerjaren huisvestingsplan, het verbeteren van de interne communicatie, het versterken van het relatiebeheer en de positionering van het serviceteam fondsen. De A3 systematiek helpt bij het plannen en monitoren van de activiteiten die passen bij het realiseren van de strategische doelstellingen. Ook in de komende jaren zal deze methode een van de centrale instrumenten zijn, waarmee de kwaliteitsborging wordt gerealiseerd.

Integraal kwaliteitsplan

Het strategisch A3 meerjarenplan wordt gemaakt op basis van het strategisch beleidsplan 2015-2020 en het integraal kwaliteitsplan. Het integraal kwaliteitsplan heeft het Graafschap College in 2015 opgesteld, om in aanmerking te komen voor investerings- en prestatiebudgetten die de overheid, in het kader van de regeling Kwaliteitsafspraken (2014), beschikbaar stelt. Het studentsucces staat centraal in het kwaliteitsplan. Immers, alle inspanningen van het Graafschap College zijn er op gericht dit voor studenten te realiseren: succes in leven en loopbaan, voor alle studenten, zowel in de opleiding als daarna in vervolgopleiding en/of werk. In het kwaliteitsplan zijn de ambities beschreven die het Graafschap College heeft ten aanzien van het verder verbeteren van het studiesucces. De ambities zijn verbonden met de strategische lijnen en de onderwijsvisie en opgehangen aan de thema’s professionalisering, examinering, taal en rekenen, voortijdig schoolverlaten en opleiden in de Euregio. Met de uitvoering van de plannen, die op basis van deze thema’s zijn gemaakt, is in 2015 een start gemaakt.

Excellentieplan

Naast een integraal kwaliteitsplan heeft het Graafschap College in het verslagjaar een excellentieplan opgesteld en ingediend bij het ministerie. In het excellentieplan staat het studiesucces van bovengemiddeld getalenteerde studenten centraal. Door plusprogramma’s aan te bieden, wordt gezorgd voor een betere aansluiting van het onderwijs op de behoeften van deze groep studenten. De activiteiten zijn bedoeld voor een selecte groep studenten die daarvoor worden geselecteerd. In 2015 is in dit kader onder andere een business bootcamp aangeboden en heeft een aantal studenten deelgenomen aan verschillende skillswedstrijden.

Managementbezoek en teamgesprekken

Om voldoende voeling te houden met de dagelijkse praktijk gaat het college van bestuur structureel in gesprek met het sectormanagement (sectordirecteur en opleidingsmanagers), de onderwijsteams in de sectoren en de teams van de ondersteunende diensten. Het gesprek met het sectormanagement, managementbezoek genoemd, vindt twee keer per jaar plaats. De teamgesprekken vinden om de drie jaar plaats. Tijdens de managementbezoeken en teamgesprekken wordt gesproken over actuele onderwerpen en de kansen en belemmeringen bij de realisatie van de strategische doelen.

Verantwoordingsgesprekken

Twee keer per jaar voert het college van bestuur verantwoordingsgesprekken met de directeuren van de sectoren Techniek & Informatica, Economie & Dienstverlening, Zorg & Welzijn en Educatie & Participatie en de diensthoofden van de sector Bedrijfsvoering. De realisatie van de gestelde doelen uit het sector A3 jaarplan en de managementrapportage staan tijdens de verantwoordingsgesprekken centraal. De verantwoordingsgesprekken over 2015 vonden plaats in september 2015 en februari 2016. Onderwerpen van gesprek waren onder andere: de aandacht voor integriteit tijdens functionerings- en ontwikkelgesprekken, professionaliseringsplannen per team, ingebruikname van de nieuwe website en de accreditatie voor de beroepspraktijkvorming.

Zelfevaluatie

De zelfevaluatie is onderdeel van het systeem van kwaliteitsborging en is bedoeld om teams uit te nodigen tot systematisch reflecteren op hun teamopdracht met bijbehorende doelstellingen en de mate waarin die gerealiseerd worden. De zelfevaluatie vormt daarmee de basis voor het systematisch doorvoeren van duurzame verbeteringen in de teams. Ook bij audits speelt de zelfevaluatie een rol. Jaarlijks voeren de onderwijsteams een zelfevaluatie uit aan de hand van de teamopdracht (waarin het inspectiekader is verwerkt). De zelfevaluatie geeft inzicht in de mate waarin een team er in slaagt om aan interne (Graafschap College) en externe (inspectie) eisen te voldoen en geeft inzicht in de punten waarop verbetering mogelijk of noodzakelijk is. De onderwijsteams maken bij de zelfevaluatie gebruik van de applicatie Yucan. Op basis van de zelfevaluatie kan in Yucan vervolgens door het team een team- en professionaliseringsplan worden opgesteld, waarbij direct kan worden aangesloten op de resultaten en verbeterpunten die uit de zelfevaluaties en eventuele audit zijn voortgekomen. Ook de ondersteunende diensten evalueren regelmatig hun eigen dienstverlening, bijvoorbeeld door de inzet van audits of door het uitzetten van onderzoeken. Dit gebeurt nog op verschillende manieren, afhankelijk van de aard van de dienstverlening en wordt nog niet ondersteund door een uniform zelfevaluatie instrument. In 2015 zijn enkele teams in de sector Bedrijfsvoering gestart met het gebruik van Yucan voor de zelfevaluaties. Het streven is om ook bij de andere ondersteunende teams het proces van (zelf)evaluatie verder te gaan systematiseren en beter inzichtelijk te maken.

Interne audits

De interne teamaudits, vast onderdeel van het kwaliteitsborgingssysteem, onderzoeken of de teams voldoen aan de eisen uit het Inspectiekader. Er zijn in 2015 zeven teamaudits uitgevoerd. Daarnaast zijn er twee thema-audits geweest met als onderwerpen examinering en kwaliteitsborging. De interne audits worden uitgevoerd in opdracht van het college van bestuur. Bij alle audits waren zowel interne als externe auditoren betrokken. De externe auditoren waren meestal afkomstig uit de landelijke auditorenpool Diagonaal, waar het Graafschap College bij is aangesloten. Externe auditoren vormden een goede aanvulling op het interne team en borgen met name de onafhankelijke blik op de onderwijskwaliteit in het Graafschap College.

Teamaudits

Uit de audits blijkt dat de onderwijsteams met veel inzet werken aan goed onderwijs voor onze studenten. De kwaliteit van het onderwijsproces is doorgaans goed op orde. Intake en plaatsing na de aanmelding en de zorg voor studenten (begeleiding) zijn bij alle teams voldoende bevonden. Ook de samenhang in het studieprogramma is bij alle onderzochte onderwijsteams voldoende. Studenten en docenten ervaren een veilige, prettige leeromgeving en ze zijn in het algemeen tevreden over de faciliteiten. De resultaten op het gebied van ‘Examinering en diplomering’ zijn bij drie van de onderzochte teams over de volle breedte voldoende en vertonen in totaal een stijgende lijn. De verbeterpunten op teamniveau richten zich vooral op de implementatie van het professionaliseringsbeleid, kwaliteitsborging (systematisch verbeteren op basis van analyse) en examinering. Bij professionalisering is meer systematische aandacht nodig voor de scholing van examenfunctionarissen, voor teamontwikkeling en professionalisering op teamniveau.

Thema audits

Uit de audit kwaliteitsborging blijkt dat het benoemen van heldere doelen voor alle organisatieniveaus en het sturen op een goede verantwoordingssystematiek een belangrijk aandachtspunt is, waarmee de samenhang en werking van de kwaliteitsborging kan worden verbeterd. Er worden veel gegevens verzameld via onder andere tevredenheidsonderzoeken, gesprekken, managementinformatiesystemen, maar de analyse ervan en de kennis die hieruit wordt opgedaan, wordt niet altijd voldoende geanalyseerd en verwerkt in de verbeterplannen. Uit de audit examinering blijkt dat er sprake is van groeiende aandacht voor de verantwoordelijkheden van de examencommissies en examenraden. Hierin is een duidelijke ontwikkeling te zien ten opzichte van afgelopen jaar. Niet elke sector heeft hierin dezelfde ontwikkeling doorgemaakt. Analyse van afnamegegevens, het archiveren van examenmaterialen en het verantwoording afleggen aan de examenraad zijn de belangrijkste aandachtspunten voor de toekomst.